Ochrana osobních údajů

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Společnost VIPS gas s.r.o., se sídlem Na Bělidle 1135, 460 06 Liberec 6–Rochlice, IČ 25428942, zapsaná u Krajského obchodního soudu v Ústí nad Labem, oddíl C, spisová značka 17952 (dále jen „Správce“), poskytuje následující informace o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, které provádí.

Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace, která se týká určené nebo přímo či nepřímo určitelné fyzické osoby (subjekt údajů).
Jestliže jsou využity jiné termíny a definice, rozumí se jejich významem význam daný Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, zákonem o ochraně osobních údajů, nebo jinou relevantní legislativou.

Preambule

Pro VIPS gas s.r.o. je ochrana osobních údajů důležitá a řešíme ji od počátku, kdy se osobní údaje dostávají do naší dispozice, po jejich bezpečnou skartaci nebo vymazání. V průběhu zpracování se řídíme platnou legislativou o ochraně údajů a vnitrofiremními pravidly, která ji respektují a zároveň formalizují rozumná očekávání, která lze na bezpečné zacházení s údaji klást.

Čí osobní údaje zpracováváme a proč?

Ve VIPS gas s.r.o. zpracováváme různé kategorie osobních údajů různých osob, ale vždy jen v takovém rozsahu, který je nezbytný k dosažení účelu, pro který je zpracováváme. Jestliže níže uvádíme „Rozsah zpracovávaných údajů", pak se jedná o informativní, maximální výčet. V konkrétním zpracování se Rozsah zpracovávaných údajů zužuje jen na ty, které skutečně nezbytně musíme zpracovávat k dosažení konkrétního účelu.

• Odběratelé a jejich zástupci

Nezbytné identifikační údaje našich odběratelů nebo jejich zástupců zpracováváme za účelem řádného plnění z uzavřených smluv, nebo ochrany/realizace oprávněných zájmů v obchodním vztahu a podnikání.
Rozsah zpracovávaných údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje (telefony, e-maily) a jiné nezbytné údaje k dosažení účelu.

• Dodavatelé a jejich zástupci

Nezbytné identifikační údaje našich dodavatelů nebo jejich zástupců zpracováváme za účelem řádného plnění z uzavřených smluv, nebo ochrany/realizace oprávněných zájmů v obchodním vztahu a podnikání.
Rozsah zpracovávaných údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje (telefony, e-maily) a jiné nezbytné údaje k dosažení účelu.

• Servisní a jiní smluvní partneři

Nezbytné identifikační údaje našich servisních nebo jiných smluvních partnerů zpracováváme za účelem řádného plnění z uzavřených smluv, nebo ochrany/realizace oprávněných zájmů v obchodním vztahu a podnikání.
Rozsah zpracovávaných údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje (telefony, e-maily) a jiné nezbytné údaje k dosažení účelu.

• Uživatelé výrobků uváděných na trh společností VIPS gas s.r.o.

Nezbytné identifikační údaje uživatelů výrobků uváděných na trh společností VIPS gas s.r.o. zpracováváme za účelem řádného plnění z uzavřených smluv, nebo ochrany/realizace oprávněných zájmů v obchodním vztahu a podnikání (záruky, evidence servisních oprav).
Rozsah zpracovávaných údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje (telefony, e-maily) a jiné nezbytné údaje k dosažení účelu.

• Zaměstnanci jiných zaměstnavatelů

Identifikační údaje zaměstnanců jiných zaměstnavatelů, kteří plní své pracovní úkoly na pracovištích VIPS gas s.r.o., zpracováváme pouze za účely plnění našich zákonných povinností (např. BOZP a PO), ochrany majetku a oprávněných zájmů VIPS gas s.r.o., případně komunikace v obchodních vztazích.
Rozsah zpracovávaných údajů: Jméno a příjmení, kontaktní údaje (telefony, e-maily), podpisy, jiné nezbytné údaje k dosažení účelu.

• Osoby v pracovním nebo jiném obdobném poměru vůči VIPS gas s.r.o.

Za účelem řádného plnění práv a povinností v pracovněprávních vztazích, sociálního zabezpečení, daňových povinností, ochrany svého majetku a oprávněných zájmů, zpracováváme identifikační a jiné nezbytné údaje zaměstnanců nebo brigádníků. Jestliže je to z hlediska právní úpravy nezbytné, pak údaje zpracovávané za tímto účelem mohou zahrnovat i údaje jiných osob, které mají pro naplnění právní povinnosti význam, zejména dětí a manželů/manželek těchto osob.
Rozsah zpracovávaných údajů: Jméno a příjmení, titul, adresy, kontaktní údaje (telefony, e-maily), podpisy, zákonné informace o zdravotních prohlídkách, údaje o osobních poměrech a jiné obdobné údaje spojené s pracovním a mzdovým zařazením těchto osob k daňovým účelům, sociálnímu a zdravotnímu pojištění, dále údaje o průběhu pracovněprávního vztahu apod.

• Návštěvníci webových stránek VIPS gas s.r.o. a uživatelé on-line aplikací

Za účelem usnadnění funkčnosti webových stránek VIPS gas s.r.o. a on-line aplikací pro uživatele, a také přehledu o jejich fungování a pro jejich ochranu jsou shromažďovány údaje o návštěvnících webových stránek, ukládaných v tzv. cookies – malých souborů umožňující VIPS gas s.r.o. uchovávat specifické informace o PC návštěvníků webových stránek během návštěvy webových stránek VIPS gas s.r.o. Cookies nám pomáhají zjistit frekvenci návštěv, počet návštěvníků a upravovat naše služby tak, aby byly pohodlné a efektivní, mj. identifikovat uživatele při využívání on-line aplikací a uchovat preferovaná uživatelská nastavení. Cookies nemohou proniknout do systému uživatele.
Rozsah zpracovávaných údajů: IP adresy a uživatelská nastavení v on-line aplikacích.

• Osoby vstupující do monitorovaných prostor VIPS gas s.r.o.

Některé prostory sídla VIPS gas s.r.o. jsou monitorovány kamerovým systémem, a to především z důvodu bezpečnosti. Jestliže tedy do těchto prostor vstupujete, Vaše podoba může být zachycena kamerovým systémem. Monitorované prostory jsou řádně označeny, přístup ke kamerovému systému má pouze jednatel společnosti.
Rozsah zpracovávaných údajů: Podoba a jednání osob pohybujících se v monitorovaných prostorech.

• Jiné osoby

V různých oblastech činnosti VIPS gas s.r.o. může docházet k situacím, kdy je nutné zpracovávat údaje osob, které nelze předem jednotně kategorizovat. V takových případech zpracováváme údaje vždy pouze v rozsahu nezbytně nutném k dosažení konkrétního účelu zpracování a v řízeném režimu.
Rozsah zpracovávaných údajů: Specificky k danému účelu, se zřetelem na princip „minimalizace údajů“.

Jak je zajištěna bezpečnost Vašich údajů?

Ve VIPS gas s.r.o. ukládáme data na speciálně chráněných serverech. Přístup k těmto serverům je povolen pouze oprávněným osobám, které jsou zodpovědné za technické, obchodní a ediční záležitosti týkající se těchto serverů. Máme definována a provedena nutná technická a organizační opatření, abychom mohli garantovat bezpečnost Vašich údajů.
Veškerá technická zařízení (hardware), na kterých údaje zpracováváme, podléhají jasně definovaným politikám zajišťujícím jejich bezpečné a oprávněné používání. Jejich uživatelé jsou k dodržování těchto směrnic školeni a motivováni systémem vnitřní kontroly.
Datové transfery jsou rovněž zabezpečeny vhodnými technickými omezeními, která odpovídají významu procesovaných údajů.
Údaje samozřejmě zpracováváme i zachycené na externích nosičích, ať už se jedná o nosiče elektronické (USB, DVD apod.), nebo tištěné dokumenty. I v těchto případech jsou stanovena pravidla nakládání s takto zachycenými údaji, k jejichž dodržování jsou osoby, které s nimi přicházejí do styku, školeny, nebo jsou k tomu smluvně či legislativně zavázány.
Naší prioritou je ochrana údajů před ztrátou, paděláním, manipulací, zneužitím nebo neoprávněným přístupem.

Jsou Vaše údaje poskytovány třetím osobám?

Vaše údaje využíváme a zpracováváme pouze pro deklarované účely, související s naší podnikatelskou činností. Neposkytujeme údaje, které zpracováváme, nikomu a za žádnými jinými účely, které nesouvisejí s poskytováním našich služeb s výjimkou následujících případů.

• Plnění zákonných povinností

V případech, které předpokládá právní řád, jsme povinni zpracovávané údaje, zpravidla na výzvu, nebo podle podmínek stanovených zákonem, předat oprávněným subjektům. Jde např. o správní orgány a úřady, instituce sociálního a zdravotního zabezpečení, auditorské společnosti apod.

• Zpracovatelé údajů

Pod pojmem zpracovatelé údajů jsou myšleny subjekty, kterým v řízeném režimu údaje poskytujeme ke zpracování, tj. k provedení určité operace nezbytné pro dosažení účelu, pro který VIPS gas s.r.o. údaje shromáždila. Těmito zpracovateli jsou zejména pracovníci poboček VIPS gas s.r.o., přepravní společnosti, provozovatelé ekonomického systému, externí účetní a právní firma, správci webových stránek.
Rozsah zpracovávaných údajů: Jméno a příjmení, kontaktní údaje (telefony, e-maily), podpisy a jiné nezbytné údaje k dosažení účelu, v případě procesování mezd a zajištění nezbytné pracovněprávní agendy a plnění zákonných povinností údaje o zaměstnancích.
Se všemi zpracovateli údajů má VIPS gas s.r.o. uzavřeny smlouvy, jimiž se zpracovatelé zavázali naplňovat požadavky legislativy o ochraně údajů a požadavky na zabezpečení údajů, které na ně klade VIPS gas s.r.o.

• Jiní příjemci údajů

Příjemcem údajů je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o tzv. „třetí stranu“ (tedy fyzickou nebo právnickou osobu oprávněnou ke zpracování údajů), či nikoli. Takové zpřístupnění přichází v úvahu jen tehdy, jestliže je to nezbytné pro obhajobu práv a právních nároků VIPS gas s.r.o. nebo subjektů údajů. Může jít např. o poskytnutí dokladů v rámci uplatnění nároku na náhradu škody u pojišťovny.

Jsou Vaše údaje předávány do zahraničí?

Údaje, související s poskytováním služeb VIPS gas s.r.o., jsou předávány do zahraničí, a to pro účel provozu webových stránek VIPS gas s.r.o., které využívají Google Analytics, poskytované společností Google. Google Analytics využívají cookies, které pomáhají analyzovat web a jeho využívání. Informace, kterou vygeneruje cookie o Vaší návštěvě webových stránek, je jako pravidlo přenášena a uchovávána Googlem na serverech ve Spojených státech amerických.

Práva a požadavky subjektů údajů

Všem, jejichž údaje zpracováváme, garantujeme transparentní přístup při uplatňování jejich práv. K vyřizování požadavků při uplatnění práv subjektů údajů přistupujeme odpovědně, proto i s maximálním důrazem na ujištění, že žádost vznáší skutečně oprávněné osoby. To znamená, že než Váš požadavek vyřídíme, musíme si být jisti identitou žadatele (to neplatí pro obecné dotazy na zpracování).
V souladu s legislativou o ochraně údajů vyřizujeme požadavky na uplatnění práv subjektů údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od uplatnění a poskytnutí jistoty, že požadavek byl vznesen oprávněnou osobou. Výjimečně, ve složitých případech, může být tato lhůta prodloužena, max. však o 2 měsíce.
VIPS gas s.r.o. umožňuje uplatnit oprávněné požadavky následujícími způsoby:

• Kontakty a klientské aplikace VIPS gas s.r.o.

Požadavky, týkající se zejména informací a oprav / dílčích změn údajů odběratelů, dodavatelů a servisních partnerů v konkrétní zakázce nebo uživatelském nastavení prosím uplatňujte prostřednictvím určených klientských kontaktů VIPS gas s.r.o. (e-mail, osobně na pobočce), nebo přímo prostřednictvím k tomu určených klientských aplikací.
Rovněž v těchto případech si VIPS gas s.r.o. vyhrazuje, jestliže je to nutné, právo k ověření identity žadatele, než k vyřízení přistoupí (např. u telefonických kontaktů). U aplikací, které umožňují manipulaci s údaji přímým prostřednictvím uživatelů, kteří do těchto aplikací přistupují, se za dostatečné ověření identity považuje přihlášení do aplikace. Proto doporučujeme dbát bezpečnostních doporučení týkajících se ochrany přístupových údajů.

• Odhlášením ze zasílání obchodních sdělení v kterémkoli takovém doručeném sdělení

Tímto způsobem nejsnáze odvoláte svůj souhlas se zpracováním Vaší kontaktní e-mailové adresy za účelem zasílání obchodních sdělení. Jakmile se ze zasílání obchodních sdělení odhlásíte, VIPS gas s.r.o. Vaše kontaktní údaje, poskytnuté za tímto účelem, vymaže.

• Písemně na adresu sídla VIPS gas s.r.o.
  
• E-mailem na adrese info@vipsgas.cz

Tato e-mailová adresa je určena pro vyřizování obecných dotazů na způsob zpracování údajů ve VIPS gas s.r.o. (informace o zpracování údajů nebo žádost o podání vysvětlení), žádostí o přístup k údajům, vznesení námitek proti zpracování a žádostí o výmaz údajů.

Identifikace oprávněné osoby

V případě, kdy máme sdělit jakékoli informace týkající se zpracování údajů konkrétní osoby, nebo na Váš pokyn máme provést s údaji jakýkoli úkon, jsme oprávněni si vyžádat potvrzení Vaší identity, abychom se přesvědčili o oprávněnosti požadavku. I tím chráníme Vaše soukromí.

Tak činíme zejména:

- porovnáním kontaktu, ze kterého je žádost odeslána či vznesena, s údaji subjektu, o jehož údaje je žádáno. Na tyto shodné
kontakty pak zasíláme požadované informace,

- aktivním ověřením znalosti údajů žadatelem, a to zejména v případech, kdy jsou požadovány opravy / změny údajů,

- vyžádáním prokázání totožnosti dokladem,

- jiným věrohodným prokázáním.

Jestliže Vaše identita a tím oprávnění nebudou spolehlivě ověřeny, jsme vázáni Vám údaje nezpřístupnit, ani neumožnit jakoukoli manipulaci s údaji.

Jaká práva můžete uplatnit?

• Právo požadovat informace nebo vysvětlení

Prohlášením o zpracování údajů poskytujeme základní informace o rozsahu zpracování údajů, které provádíme, a základních náležitostech tohoto zpracování. Na Vaši žádost poskytneme bližší informace o zpracování údajů, které se Vás týkají, je-li to nezbytné pro zajištění spravedlivého a transparentního zpracování.

• Právo na přístup k údajům

Na Vaši žádost Vám sdělíme informaci o tom, zda zpracováváme údaje, které se Vás týkají a v jakém rozsahu. Jestliže je to součástí žádosti, poskytneme kopii takových údajů. Právo získat kopii zpracovávaných údajů však může být omezeno, a to z toho důvodu, aby nebyly nepříznivě dotčeny práva a svobody třetích osob. V některých případech, např. u vybraných aplikací, máte možnost spravovat své údaje pod vlastním přístupem (uživatelským účtem).

• Právo na opravu údajů nebo doplnění údajů

Jestliže zpracováváme Vaše údaje, máte právo požadovat jejich opravu v nepřesnostech, případně doplnit neúplné údaje. Při uplatňování práva na doplnění údajů však musíme přihlížet k účelům zpracování tak, abychom nebyli nuceni zpracovávat, právě na základě požadavku na doplnění, údaje, které pro účely zpracování nepotřebujeme. Poskytnutí nevyžádaných údajů bez souhlasu VIPS gas s.r.o., ať již kýmkoli, nepožívá ochrany v odpovědnosti VIPS gas s.r.o.

• Právo na výmaz

Jestliže Vaše údaje zpracováváme, pak při splnění určitých podmínek máte právo požadovat, abychom Vaše údaje zlikvidovali a dále je neuchovávali.

Takové žádosti vyhovíme, jestliže:

- již nepotřebujeme údaje pro účel, za kterým jsme je shromáždili, nebo pro slučitelný oprávněný účel,

- zpracováváme údaje výlučně na základě Vašeho souhlasu,

- byla vznesena námitka proti zpracování, při jejímž posouzení vyšlo najevo, že v konkrétní situaci převažuje Váš zájem na ochraně soukromí nad zájmem VIPS gas s.r.o. na zpracování těchto údajů, nebo se jedná o námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu,

- neexistuje jiný, právní titul nebo rozhodnutí, kterým je VIPS gas s.r.o. vázána

Zde je nutné informovat, že v případě naprosté většiny údajů, které zpracováváme, tak činíme ze zákonných důvodů. U takových údajů není možné úspěšně požadovat jejich výmaz, jestliže ještě nepominul účel jejich zpracování.

• Právo vznést námitky a právo na omezení zpracování

Kdykoli máte právo vznášet námitky pro zpracování Vašich údajů. Jedná se zejména o situace, kdy jste neměli možnost ovlivnit to, že Vaše údaje zpracováváme, a zároveň se nejedná o plnění právní povinnosti nebo životně důležitý zájem. Námitky posuzujeme dle podmínek Legislativy o ochraně údajů a v případě, že jim vyhovíme, údaje v namítaném rozsahu vymažeme.
Zároveň každý, jehož údaje zpracováváme, má právo nás požádat, abychom omezili zpracování jeho údajů. Takové žádosti vyhovíme, jestliže naplní podmínky dané legislativou o ochraně údajů, především pokud by byla zpochybněna přesnost údajů, jejich zákonné zpracování, nebo potřebnost pro dosažení účelu, pro který jsme údaje shromáždili. Omezené zpracování probíhá automaticky během posuzování žádostí o výmaz údajů nebo při vznesení námitky po dobu jejího vyřizování.

• Právo kdykoli odvolat poskytnutý Souhlas se zpracováním údajů

Jestliže jsme Vás požádali o souhlas se zpracováním Vašich údajů, za konkrétním účelem a v konkrétním rozsahu, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat, a to způsobem, který k tomu nabízíme (např. odhlášením z přijímání obchodních sdělení v kterémkoli takovém sdělení), nebo obecně uplatněním tohoto práva prostřednictvím některého ze způsobů, které VIPS gas s.r.o. pro příjem žádostí nabízí.

Omezení odpovědnosti

Odpovídáme za zajištění bezpečnosti údajů, které zpracováváme, a to po celou dobu jejich zpracování a za škody, které by vznikly zaviněním, nebo nedbalostí na naší straně.
Jsou však případy, kdy je odpovědnost VIPS gas s.r.o. vyloučena, jako např.:

- jestliže ke škodě či újmě dojde zaviněním Vás samotných, tj. subjektu údajů, nebo původního správce, který nám údaje předal. Důvodem může být zejména nesprávný nebo nezákonný postup při předání údajů,

- jestliže nám byly předány údaje, které jsme nevyžádali, nebo jejichž předání jsme si s poskytovatelem těchto údajů nesmluvili.

Aktuálnost

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů je prvotním dokumentem popisujícím nakládání s osobními údaji v VIPS gas s.r.o. Protože i zde může docházet ke změnám, je ve Vašem zájmu naše Prohlášení o ochraně osobních údajů průběžně sledovat.

Kontaktní údaje VIPS gas s.r.o. ve věci ochrany osobních údajů

V případě, že máte dotaz nebo požadavek ve věci zpracování osobních údajů v VIPS gas s.r.o., prosíme, kontaktujte nás některým ze způsobů uvedených na našich webových stránkách, nebo využijte kontaktní e-mail: info@vipsgas.cz

Dozorový úřad
ÚŘAD PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Česká republika

V Liberci dne 24. 5. 2018